پایان نامه بررسی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر – پیرو
مقدمه :
با نگاهي دقيق به گسترة مديريت با راحتي ميتوان حضور مؤثر ارتباطات را در تمامي ابعاد آن مشاهده كرد و به جرأت ميتوان گفت كه مديريت فن برقراري ارتباطات است. هر فعاليت و كاركرد مديريتي مستلزم به كارگيري برخي از اشكال مستقيم يا غيرمستقيم ارتباطات مي باشد . مديران چه برنامهريزي و سازماندهي كنند يا هدايت و رهبري، خود را در ارتباط با ديگران خواهند يافت. تصميمات مديريتي و سياستهاي سازماني به خودي خود مؤثر نخواهند بود مگر اين كه توسط اشخاصي كه مسئول تصويب واجرای آنها هستند، درك شوند.
ارتباطات مناسب و مؤثر در تغيير سازماني نقش دارد به علاوه ارتباطات عامل مهمي در انگيزش و رضايت شغلي كاركنان محسوب ميشود.
ابعاد اصلي فرآيند ارتباطات :
ارتباطات را ميتوان بدين صورت تعريف كرد: تبادل اطلاعات ميان فرستنده و گيرنده و چگونگي درك مفهوم اطلاعات ارسال شده، بين افرادي كه در اين فرآيند دخيل هستند. تحليل اين تبادل نشان ميدهد ارتباط يك فرآيند دو طرفه است كه توالي عوامل مرتبط به هم در آن به وفور به چشم ميخورد. مديراني كه اين فرآيند را ميشناسند مي توانند علاوه بر طراحي برنامههاي ارتباطي كه متناسب با نيازهاي سازماني است، به تحليل الگوهاي ارتباطي نيز بپردازند.
الگوي فرآيند ادراكي ارتباطات :
برقراری ارتباط كار ساده و پيش پاافتادهاي نيست. در واقع، همواره بايد به ياد داشته باشيم كه فرآيند برقراري ارتباطات به نوعي با ارتباطات ناموفق عجين شده است. با آگاهي از اين مسئله، محققان به بررسي ارتباطات در قالب نوعي از فرآيند اطلاعات اجتماعي پرداختهاند که. در آن گيرندگان از طريق اطلاعات پردازش شده به طور قابل دركي به تفسير پيامها ميپردازند. اين ديدگاه منجر به گسترش الگوي ادراكي ارتباطات گرديده و ارتباط را همچون فرآيندي نشان ميدهد كه در آن گيرندگان، مفاهيم را در ذهنشان پردازش ميكنند.
1ـ فرستنده : فرستنده ميتواند يك فرد، گروه يا سازمان باشد كه درصدد است تا با گيرنده خاصي ارتباط برقرار كند. گيرندگان ممكن است افراد، گروهها يا سازمانها باشند.
2 ـ رمزگذاري : فرآيند ارتباط، رسماً زماني آغاز ميشود كه فرستنده عقيده يا تفكري را رمزگذاري ميكند. رمزگذاري، تفكرات ذهني را به شكل يا رمز يا زباني كه بتواند براي ساير افراد هم قابل فهم باشد در ميآورد. مديران اغلب از لغات، شمارهها، حركات و اشارات ، علائم غيركلامي نظير تصاوير و عكسها براي رمزگذاري استفاده ميكنند. علاوه براين مي توان از روشهاي مختلف رمزگذاري براي توصيف عقايد مشابه نيز استفاده كرد.
3 ـ پيام : ثمرة رمزگذاري، بوجود آمدن يك پيام است. دو نكته مهم در مورد پيام وجود دارد كه بايد همواره آن را بخاطر سپرد :
1 ـ پيامها اصولاً در برگيرنده چيزي بيش از آنچه كه با چشم قابل رؤيت است ميباشند، مثلاً پيامي حاوي يك دستور كاري است ميتواند واكنشهاي عاطفي يا احساسي را به دنبال داشته باشد.
2 ـ پيامها بايد با كانال مورد استفاده جهت انتقال پيام هماهنگ باشند.
3 ـ انتخاب يك واسطه : مديران ميتوانند از رسانههاي ارتباطي گوناگوني براي برقراري ارتباط استفاده كنند .رسانههاي ارتباطي شامل مكالمات رو در رو، صحبتهاي تلفني، پست الكترونيكي، پست صوتي، كنفرانس ويدئويي، نامهها يا يادداشتهاي كتبی، عكسها يا طرحها، جلسات، تابلوهاي اعلانات، دادههاي كامپيوتري، جداول يا شكلها ميشوند .انتخاب رسانه ارتباطي مناسب به عوامل زيادي بستگي دارد از جمله: ماهيت و هدف از پيام، نوع مخاطبان، ميزان نزديكي به مخاطبان، محدوديتهاي زماني موجود جهت انتشار پيام، اولويتهاي فردي، ميزان پيچيدگي مشكل و شرايط موجود. تمامي رسانههاي ارتباطي از مزايا و معايبي بيرخوردار هستند كه بايد متناسب با شرايط از آنها استفاده كرد.
4 ـ رمزگشايي : رمزگشايي به عبارتي ترجمه يا تفسير، خاص دريافت كننده از پيام رمزگذاري شده است كه شامل ترجمه لفظي، شفاهي و يا جنبههاي بصري يك پيام ميباشد.
گيرندهها بر پردازش اطلاعات اجتماعي تكيه ميكنند تا بتوانند مفهوم يك پيام را در حين رمزگشايي نيز تعيين كنند. رمزگشايي يكي از علل عمدة سوء تعبير در ارتباط ميان فرهنگي و بين نژادي محسوب ميشود زيرا رمزگشايي توسط گيرنده تابع ارزشهاي اجتماعي و فرهنگي ميباشد و ممكن است براي فرستنده اين ارزشها قابل درك نباشند.
5 ـ ايجاد مفهوم : الگوي ادراكي ارتباط بر مبناي اين عقيده قرارداد كه گيرنده مفهوم پيام را در ذهن خود پردازش ميكند. بنابراين، تعبير گيرنده از پيام ممكن است با آنچه مدنظر فرستنده است، متفاوت باشد . بدين ترتيب دريافتكنندگان پيام، براساس تعبيرات شخصي خود عمل ميكنند نه براساس تعبيرات و مقاصد فرستندگان پيام.
6 ـ بازخورد : پاسخي كه گيرنده در قبال پيام ارائه ميكند، معماي حلقه بازخورد است . در اين مرحله از فرآيند ارتباطات، گيرنده تبديل به فرستنده ميشود، پيام را رمزگذاري كرده وسپس آن را براي فرستنده اصلي ارسال ميدارد وي نيز اين پيام را رمزگشايي و تفسير ميكند. همانگونه كه در اين بحث مشاهده ميگردد، از بازخورد جهت بررسي نحوة ادراك دريافت كننده از پيام ارسال شده استفاده ميگردد و به اين ترتيب دريافت كننده چگونگي استنباط خود از پيام فرستنده را به وضوح بيان ميدارد.
7 ـ اختلال : نشانگر هر آن چيزي است كه در انتقال و درك پيام دخالت كرده و برتمام پيوندهاي فرآيند ارتباطات اثر ميگذارد. اختلال شامل عواملي از قبيل اختلال كلام، ارتباطات تلفني ضعيف ، دست خط ناخوانا. آمارهاي اشتباه موجود در يك يادداشت .يا گزارش، بينايي يا شنوايي ضعيف و فاصله فيزيكي موجود ميان فرستنده و گيرنده ميباشد. مديران از طريق كاهش اختلالات به شيوههاي گوناگون ميتوانند باعث بهبود و ارتقاي ارتباطات شوند.
در پژوهش حاضر نقش ارتباطات در فرآيند مديریت، تغيير سازماني، راهبري، مديريت ، مديريت استراتژيك و ماهيت سازمانهاي يادگيرنده مورد مطالعه قرار گرفته است و در نهايت الگوهاي يك سازمان فرهنگي در ابعاد ارتباطات سازماني و رهبري استخراج شده است.
1-1) بيان مسئله
در پژوهش حاضر در صدد پاسخگويي به اين سوال است كه براساس قرائن موجود تجربي و علمي الگوي ارتباطات سازماني و سبك ارتباط رهبر ـ پيرو در سازمان عقیدتی سیاسی چگونه ميباشد.
ارتباطات سازماني به طور وسيع به عنوان پردازش، تعبير، تفسير پيامها، اطلاعات، معاني و فعاليتهاي نمادين در درون و در بين سازمانها تعريف ميشود.
نظريه پردازان كلاسيك سازمان ارتباطات را اسناد مكتوب و اختيار صدور فرمان (وبر 1947)، جريان رو به بالاي پيامها و ترغيب كاركنان (تيلور 1947)، جريان افقي اطلاعات (فايول 1949)، گوش دادن و ارتباطات غيررسمي (روتيلزبرگر 1941)، بازخور و رفتار دايرهاي (فالت 1941) و تعهدات ناشي از تصميم (بارنارد ـ 1968) تعريف نمودهاند.
اما نظريهپردازان معاصر سازمان به ارتباطات به عنوان بر ساختههايي همچون پردازش اطلاعات (گالبرايت 1973)، شبكههاي اجتماعي (كيد ـ 1981) ، هماهنگي (هچ 2004) و مشاركت (ليكرت 1967) مينگرند. (فرهنگي ـ 1383 ـ 24)
با توجه به ارزيابي هاي مكرر دفتر فرماندهي كل قوا از نحوهي عملكرد نيروهاي مسلح و احراز رتبهي اول توسط سازمان عقیدتی سیاسی در عرصههاي متفاوت فرهنگي در سالهاي پياپي و با توجه به ناشناخته بودن الگوي ارتباطات سازماني و سبك ارتباط رهبر ـ پيرو در اين سازمان پس از تغيير رئيس اين سازمان در سال 79 نتايج اين تحقيق ميتواند بعد جديدي از نقش مؤثر ارتباطات را در سازمانهاي فرهنگی بگشايد. اهميت و ويژگي مهم ديگر اين تحقيق مطالعهي رهبري از ديدگاه ارتباط مي باشد و اينكه ارتباطات و نقش مهم آن آنگونه كه بايد و شايد در مصوبهي وزيران (برنامهي تحول اداري) و حتي جدول تعيين وضعيت موجود و ترسيم وضعيت مطلوب سازمان مورد توجه قرار نگرفته است.
2-1) اهميت تحقيق :
با عنايت به ابلاغ برنامههاي تحول اداري توسط هيأت محترم وزيران به كليهي وزارتخانهها و سازمانهاي دولتي و رويكرد اصلي جشنواره شهيد رجايي به برنامههاي تحول اداري هنگام ارزيابي وزارتخانهها و سازمانهاي دولتي و سرمايهگذاري ميلياردها ريال در اجراي اين برنامه، هرگونه بيتوجهي و يا حتي كمتوجهي به الگوي ارتباطات سازماني و سبكهاي ارتباط رهبر ـ پيرو منجر به شكست و يا كاهش ضريب موفقيت اين برنامه خواهد شد. چرا كه يكي از موانع اصلي اجراي برنامههاي تحول «مقاومت در برابر تغيير» ميباشد كه با استفاده از الگوي مناسب ارتباطات سازماني و سبك ارتباط رهبر ـ پيرو ميتوان مقاومتهايي از اين دست را كاهش داد و از سوي ديگر با جلب مشاركت فعال كاركنان در فرآيند تصميمسازي، تصميمگيري و اجراي برنامههاي تحول و در نتيجه سرعت بخشيدن به فرآيند تغيير، مقادير قابل توجهي در منابع صرفهجويي نمود. بديهي است كه در اين فرآيند ارتباطات بين اعضاء سازمان با يك ديگر و افراد با سازمان نقش مؤثري در پيشبرد اهداف تحول سازماني خواهد داشت.
1-3) سؤالات تحقيق :
1 ـ سبك ارتباط رهبر ـ پيرو در سازمان عقیدتی سیاسی چيست؟
2 ـ سبك ارتباطات سازماني در سازمان عقیدتی سیاسی چيست؟
3 ـ آيا سبك ارتباط رهبر ـ پيرو با الگوي ارتباطات سازماني در سازمان موصوف متناسب است؟
اهداف تحقيق :
هدف كلي اين تحقيق بررسی الگوي ارتباطات سازماني و سبك ارتباط رهبر ـ پيرو می باشد .
اهداف فرعي:
1 ـ شناخت و تعريف سبك ارتباط رهبر ـ پيرو با رويكرد ارتباطي
2 ـ طراحي و تبيين الگوي سنجش نظام ارتباطات سازماني در سازمانهاي غيرانتفاعي (فرهنگي)
3 ـ شناخت و تعريف مقاومت در برابر تغيير با رويكرد ارتباطات سازماني
4 ـ شناسايي ساز و كار نقش ارتباطات سازماني دركاهش مقاومت در برابر تغيير
5 ـ شناسايي ساز و كار ونقش سبك ارتباط رهبر ـ پيرو در كاهش مقاومت و حتي جلب مشاركت كاركنان.
1-4) فرضيههاي پژوهش :
1 ـ تعیین سبك ارتباط رهبر ـ پيرو در سازمان عقیدتی سیاسی
2 ـ تعیین الگوی ارتباطات سازماني در سازمان عقیدتی سیاسی .
1-5) تعريف واژگان
1-1-5) ارتباطات :
ارتباطات بهگونهاي وسيع و گسترده (( تسهيم تجارب )) ( Sharing of experiences ) نيز تعريف شده است. ( فرهنگي-1382-6 )
نويسندگان ديگري ، ارتباطات را (( فراگرد تفهيم و تفاهم و تسهيم معني )) درنظر گرفتهاند. در اين تعريف ارتباطات بهعنوان فراگرد بكارگرفته شده است زيرا آن را فعاليتي كه با كنش ( Action ) ، دگرگوني ( Change ) ، مبادله ( Exchange ) و حركت ( Movement ) سروكار دارد ميدانند.
ارتباطات با تفهيم ( Understanding ) سروكار دارد. ارتباط شكل نميگيرد مگر آنكه عمل تفهيم انجام گرفته باشد.
تسهيم با ديگران آن چيزي است كه امروز در ميان اكثر علماي علوم اجتماعي بهنام (( ارتباط با ديگران )) ( Interpersonal communication ) شناخته شده است. ( همان- 8 )
هر ارتباطي كه پاي انسان در آن كشيده شده است ، از چشماندازي ( Perspective ) كه انسان از خود دارد شروع ميشود. (( دينبارنلوند )) ، يكي از محققان بهنام ارتباطات در سالهاي اخير ، اين مفهوم را در نگرشي كه فرد از (( شش شخص )) دارد بيان مي كند ، درواقع او ارتباط ميان دو انسان را به شش شخص تعميم مي دهد و آن را به اشكال مختلف بهگونهاي كه ذيلاً خواهد آمد درنظر ميگيرد. اين شش شخص از خويشتن آغاز ميشود و آن اين است كه شما در مورد خود چه نظري داريد. اين بدان معني است كه شما در مورد خود چه ميانديشيد و در خود چه تواناييهايي سراغ داريد ؟ دوم ، بهگونهاي كه شما به ديگري نظر داريد. يعني شما در مورد شخص مقابل خود كه احتمالاً دريافتكننده پيام از شما خواهد بود چگونه ميانديشيد ؟ آيا او را منطقي يا غيرمنطقي درنظر ميگيريد ؟ آيا معتقد هستيد او حرف شما را ميفهمد يا خير ؟ بنابراين شما بهعنوان فرستنده پيام همواره بهاين ميانديشيد كه آن كس كه در مقابل شماست كيست؟ سوم ، نظرتان درباره اينكه شخص ديگر به شما چگونه مي نگرد. در ارتباط متقابل با ديگري ، همواره به اين ميانديشيم كه طرف مقابل ما چه ديد و نظري در مورد ما دارد ؟ آيا او ما را انساني منطقي ميداند يا اينكه بر اين باور است كه ما بهگونهاي منطقي فكر نميكنيم ؟ شكلگيري هر يك از موارد فوق ، نوع رابطه و برخورد را با يكديگر متفاوت ميسازد. چهارم ، چگونه شخص مقابل به خود مينگرد ؟ در فراگرد ارتباطي نگرش فرد مقابل یا دريافتكننده پيام ، نسبت به خود نيز بسيار مهم است. اگر او در مورد خود بر اين باور است كه عملي را نميتواند انجام دهد هرچند شما از قدرت نفوذ كلام بالايي برخوردار باشيد و بخواهيد او را وادار به انجام آن عمل كنيد. تقريباً در بيشتر مواقع محال خواهد بود ، پنجم ، چگونه شخص ديگر يا شخص مقابل به شما مي نگرد ؟ اگر او بر اين اعتقاد باشد كه شما انساني خيرخواه و توانا و با حسن نيت هستيد ، نحوه ارتباط او با شما متفاوت خواهد بود تا اينكه در موردتان چنين فكر كند كه شما مردي خشن ، بيتوجه و نسبت به او با پيشداوري منفي ميباشيد. ششم ، شخص ديگر يا شخص مقابل شما ميانديشد كه شما چگونه به او مي انديشيد. بدين معني كه او تصوري را از شما دارد ، كه شما در مورد او چه تصوّري داريد و بر اين اساس ممكن است بخواهد تصور شما را تقويت كند و يا اينكه برعكس آن را تضعيف و يا دگرگون كند. (( بارنلوند )) بر اين اعتقاد است كه ، همانگونه كه ما خود را ميسازيم ( Construct ) ديگران را نيز از طريق ارتباط با خود ، ميسازيم. اگر انسان خود ، آدمي كژانديش و ناپايدار باشد لامحاله با هركس كه در ارتباط باشد، او را به آنگونه كه خود مي انديشد ، در ذهن متصور ميسازد.( همان-9 و10 )
كل ادراك ( Perception ) ما ، از يك فراگرد ارتباطي ، به خود ما بستگي دارد. ( همان-10 )
ارتباط با ديگران در بيشتر موارد در شرايط رسمي برگزار ميشود و شامل((ارتباط چهرهبهچهره)) ( Face – to – face communication ) بوده كه خود از طريق((كلامي ))
( verbal ) و (( غيركلامي )) ( Nonverbal communication ) انجامشدني است. در اين ارتباط نقش فرستنده و گيرنده پيام ، آنطور كه بعداً خواهد آمد ، جابهجا ميشود. هرگز يكنفر بهعنوان فرستنده عليالدوام و نفر ديگر بهعنوان شنونده و يا دريافتكنند پيام باقي نميماند. بلكه بهگونهاي مداوم جاي آندو با يكديگر عوض ميشود. فرستنده پيام ميشود گيرنده و گيرنده پيام در جاي خود ، به فرستنده پيام تبديل ميشود. در برخي موارد در اين نوع ارتباط برنامهريزي از پيشانجامگرفتهاي وجود ندارد و بر اساس شرايط حاكم بر فراگرد ارتباطي ، ارتباط شكل ميگيرد. ( همان- 14 )
نظريه بسيار جديد و معاصر با ما ، ارتباطات را بهگونه تعاملي يا ميانكنشي ( Transaction ) درنظر ميگيرد كه همزمان و ارتجالاً عمل (( رمزگذاري )) و (( رمزخواني )) انجام ميگيرد.
عواملي كه مشكلاتي در جهت فرستادن و دريافتكردن درست پيام بين (( رمزگذار ))و (( رمزخوان )) بهوجود ميآورند اختلالات ( Nioses ) ناميده ميشوند. اين اختلالات به دو دسته ، (( اختلالات دروني )) ( Internal noises ) و (( اختلالات بروني )) ( External noises ) تقسيم ميشوند. دسته اول بيشتر به اضطرابات ، نگرانيها و عوامل دروني هر يك از دو طرف ارتباط مربوط ميشود و دسته دوم به عوامل بيروني مثل سروصدا و نور و غيره بستگي دارد. ( همان- 18 )
مفهوم فراگرديبودن ارتباطات خود مبيّن اين نكته است كه ارتباطات پديدهاي پويا ( Dynamic ) و مبتني بر تغييرات يا دگرگونيها ( Changes ) است. ( همان- 19 )
برخي از صاحبنظران ارتباطات ، ارتباطات را پديدهاي تكاملي ( Evolutionare ) ميدانند كه بهگونه فراگردي ( Process ) از افراد و نظام اجتماعي ( Social System ) كه در آن زيست ميكنند ، نشأت گرفته و خود به نوبه خود بر آنها تأثير ميگذارد.
مفهوم نظامگرايانه ارتباطات دربرگيرنده پيوستگي و تعامل ميان اجزاء و عناصر ارتباطي با يكديگر است. ( همان- 20 )
هنگامي كه ميگوييم فراگرد ارتباطي مبتني بر ميانكنش است ، ما خودبهخود بر اين باور گرايش خواهيم داشت كه ، اين فراگرد بر پويايي رابطه ميان انسانها استوار است. ( همان- 23 و 22 )
ميانكنش ، زماني رخ مي دهد كه يك جريان و رابطه داد و ستدي در بين اجزاء آن فراگرد بهوجود آيد. ميانكنش در ارتباطات عموماً به تبادل پيامها اطلاق مي شود كه ميان دونفر در جريان است كه اين ، خود ممكن است منتج به تغيير در پيامها شود. ( همان-23 )
فراگرد ارتباطي در محيط شكل ميگيرد و انجام ميپذيرد. محيط نهتنها به فراگرد ارتباطي و نوع آن تأثير ميگذارد ، بلكه به ادراكات ( Perceptions ) ، آنچه بين خود رد و بدل ميكنيم ، و حتي در سطحي كه ارتباط ميگيريم نيز تأثير ميگذارد. ( همان- 27 )
محيط فيزيكي و شرايط اجتماعي كه در آن قرار ميگيريم ، نگرش و رفتار ما را همانگونه كه ديديم تغيير ميدهد و درنتيجه ما با ديگران همواره بهگونهاي متفاوت ارتباط برقرار ميكنيم. به عبارت ديگر ارتباط ما با ديگران موكول به وضعيت و شرايط حاكم بر ماست.
آنگونه كه دانشمندان رفتارگرا معتقدند ، انسان بيجهت خود را آزاد تصور ميكند ، در حاليكه آزادي براي او معنايي ندارد. او تابعي از محيط جغرافيايي ، فرهنگي و اجتماعي خويش است و بيآنها ، هستي و رفتار او مبهم و بيمعني است. به گفته (( جيمزمككراسكي )) ( James McCroskey ) ؛ (( رفتار ارتباطي ما تغييرپذير است و ما در مورد يك واقعيت ( Reality ) بهگونههاي متفاوت عمل ميكنيم. )) بر اين اساس ، واقعيت در نظر ما با توجه به فراگرد ارتباطي ما با ديگران شكل ميگيرد. واقعيت آنچيزي است كه از طريق ارتباط با ديگران براي ما پديد آمده است.( همان-29 )
ارتباط مؤثر ، مبتني بر پيشبيني درست از وجوه اشتراك نهفته در دل يك فرهنگ است و نيز مبتني بر قدرت سازگاري آن با ادراكهاي مشترك و نگرشهاي يكسان در فراگرد رمزگذاري ( Encoding ) و رمزخواني ( Decoding ) پيامها ميباشد. ( همان- 31 )
ارتباطات مراودهاي است چراكه ، ادراك مبتني بر واقعيت ما را شكل ميدهد ، و آن را با ادراك ديگران ميآميزد. ارتباطات وسيلهاي است كه توسط آن به فراسوي خويشتن خويش ميرويم و به قلمرو ديگران گام ميگذاريم و دنيايي را كه آنان در آن زيست ميكنند درمييابيم. در كلامي كوتاه ، ارتباطات مراودهاي است ، چراكه فراگردي است كه بهوسيله آن ميتوان واقعيت حاكم بر خود را با ديگران درميان نهاد و واقعيت حاكم بر آنان را دريافت. واقعيت حاكم بر ما تنها واقعيت موجود در جهان نيست ، بلكه پارهاي از واقعيت موجود است كه از ادراك ما سرچشمه گرفته است. ( همان- 32 )
وظيفه اساسي ارتباطات انساني ، دگرگوني و سازش با دگرگوني است. اما سئوال عمده اين است كه ما از ارتباطات چهنوع دگرگوني را توقع داريم و چگونه ؟ و ارتباطات ، خود چه وظيفهاي دارد ؟
1- وظيفه پيوستگي ( Affinity function ) : يكي از وظايف ارتباطات استقرار ، ابقاء و دگرگوني روابط اجتماعي است. ( همان- 33 )
ارتباطات موجب ايجاد يا افزايش و يا برعكس موجب ازبينرفتن و يا كاهش پيوستگي ميان طرفين ارتباط يا اشخاص ميشود.
2- وظيفه اطلاعاتي و استدراكي ( Information and understanding function ) : اكثر دانشمندان ارتباطات بر اين باورند كه يكي از مهمترين وظايف ارتباطات ، وظيفه اطلاعاتي و استدراكي است كه موجب افزايش استدراك از طرف مقابل فراگرد ارتباطات يا افزايش اطلاعات ميشود. ( همان- 34 )
3- وظيفه تأثيرگذاري ( Influence function ) : يكي از وظايف مهم ارتباطات تأثيرگذاري بر ديگران يا نفوذ در آنهاست. ارتباطات همواره از سوي فرستنده پيام در پي مقصود و منظوري برقرار ميشود. يكي از رايجترين و شايعترين منظورها براي انجام تغيير نگرشها ( Attitudes ) ، باورها ( Beliefs ) ، ارزشها ( Values ) و يا رفتار ( Behavior ) اشخاص ديگر است. پس ، ما ميكوشيم كه از طريق ارتباطات بر ديگران اثر بگذاريم و با تأثيري كه آنها بر ما ميگذارند خود را سازش دهيم. ( همان- 35 )
4- وظيفه تصميمگيري ( Decision function ) : ارتباطات علاوه بر وظايف فوق ، وظيفه تصميمگيري نيز دارد. يكي از عمدهترين پيآمدهاي فراگرد ارتباطي ، رسيدن به يك تصميم ويژه است. اغلب ، ما از آنرو با ديگران ارتباط برقرار ميكنيم تا به ما كمك كنند كه بتوانيم به تصميم درستتر و بهتري در مورد خاصي دسترسي پيدا كنيم و يا بتوانيم رفتار خود را هماهنگ با آن موضوع خاص كرده به تنظيم آن مبادرت ورزيم. در بقيه موارد ، ارتباطات به ما كمك ميكند كه تصميماتي را كه بر ما اثر دارند درك كرده و خود را با آنها سازش دهيم. ( همان- 36 و 35 )
5- وظيفه تصديق ( Confirmation function ) : وظيفه نهايي ارتباطات دربرگيرنده پذيرش مداوم يا غيرمداوم يك تفكر ، باور ، رفتار ، محصول ، تصميم و غيره است. از طريق ارتباطات ، سعي در منطقيكردن تداوم يا توجيه در گسستگي برخي از دگرگونيها كه قبلاً مورد پذيرش ما قرار گرفتهاند ميكنيم. از اينرو ، يكي از پيآمدهاي اساسي فراگرد ارتباطي تصديق و يا عدم تصديق تغييرات گذشته است. اين وظيفه شايد يكي از راههاي مهم پيوستگي به پذيرش دگرگونيها باشد. ( همان- 36 )
ارتباطات مؤثر آن است كه فرستنده بتواند منظور خود را به گيرنده پيام برساند. اما ، اين فقط يكي از معيارهاي مؤثربودن است. عموماً ارتباطات زماني مؤثر است كه محركي را بهعنوان آغازگر و موردنظر فرستنده با محرك مشهود گيرنده كه از خود بروز ميدهد ، در يك راستا قرار دهد و آندو را به گونهاي نزديكبههم ، مورد توجه قرار دهد. ( همان- 37 )
پيشتر اشاره كرديم كه عامل اوليه شكست يك فراگرد ارتباطي ، عدم درك صحيح از محتواي پيام است و زماني دشواري در اين فراگرد پديدار ميشود كه شخص گيرنده پيام بهدرستي محتواي موردنظر فرستنده پيام را دريافت نكند. در مقابل ، عامل ديگري كه به شكست فراگرد ارتباطي ميانجامد دشواريهايي است كه ، در روابط انسانها پديد ميآيند و خود نتيجه سوء تفاهمهايي هستند كه گاه پيش ميآيند. اين دشواريها ريشه در عوامل گوناگون از جمله ؛ خستگي مفرط ، عصبانيت يا سرآسيمگي و اغتشاش رواني انسانها دارند. ( همان- 44 )
برخي بر اين باورند و باب مباحثه را گشودهاند كه ، تمام ارتباطات و فراگرد حاكم بر آن بيمصرف خواهد بود ، مگر آنكه به عمل يا كنش مطلوب بيانجامد.
انجام عمل ، از طرف شخص مقابل ، شايد يكي از دشوارترين وظايف ارتباطات باشد. اگر به فراگردهاي ارتباطي خود با ديگران كمي دقّت كنيم ، بهراحتي درمييابيم كه كاري نسبتاً ساده است كه مفهوم و معني ذهني ما توسط ديگري فهميده و درك شود تا اينكه ، موافقت او را نسبت به آن مسأله جلب كنيم. در مرحله دوّم درمييابيم ، جلب موافقت او بهمراتب آسانتر از آن است كه او را وادار به اجرا و عمل آن مفهوم كنيم. ( همان- 45 )
اگر هرآينه قصد داريد كه حركت يا رفتار خاصي را در دريافتكننده پيام خود برانگيزيد ، و آن رفتار همان باشد كه دقيقاً موردنظر شماست ، سعي كنيد (1) تسهيلاتي را ، در درك پيام خود توسط دريافتكننده پيام ايجاد كنيد ، (2) مطمئن شويد كه با دريافت موافقت او ، پيام شما رواست و به او بهدرستي رسيده است ، و (3) با دريافتكننده پيام ، رابطه آساني برقرار كنيد. عمل موردنظر ، خودبهخود پديدار نميشود ، مگر آنكه اين سه هدف واسط ، اوّل جامه عمل پوشيده باشند. ( همان- 46 و 45 )
بيشك يكي از اهداف ارتباطات جمعي ، برانگيختن مخاطبان به عمل است. ( همان- 46 )
علاوه بر عملكرد وظيفهاي ، بازخور منبع مهمي از اطلاعات در مورد (( خود )) ( Self ) است. (( مفهوم از خود )) ( Self – Concept ) ، تقريباً برداشت ثابتي است كه هر يك از ما از خويشتن دارد و بخشي از آن در شكلگيري به بازخوري كه از ديگران دريافت ميداريم بستگي دارد ، ديگراني كه بهنحوي در پيرامون ماهستند و با ما زندگي ميكنند و با ما ارتباط دارند.(همان-89 )
ميتوان گفت بازخور اثر مستقيمي به سطح (( عزت نفس )) يا (( حرمت به خود )) ( Self – esteem ) دارد. اين (( عزت نفس )) يا (( حرمت به خود )) عنصر اساسي شكلدهي (( مفهوم از خود )) است. ( همان- 90 )
بازخور منفي زماني ميتواند بهگونهاي اثربخش به اصلاح ارتباطات و روابط بين اشخاص بينجامد كه گيرنده پيام احساس ايمني كرده و بر اين باور باشد كه طرف مقابل از اظهار صفات نامطلوب او قصد توهين يا صدمهزدن به او را ندارد و قصد اصلي او از اظهار آن ، اصلاح و خيرخواهي است. با اندك نگراني و احساس ناامني يا تصور توهين در مقابل بازخور منفي ، شدت عمل نشان داده ميشود و خطر گسستگي فراگرد ارتباطي وجود دارد. ( همان- 91 )
يكي از بهترين و مطمئنترين راههاي وصول به كارآيي بيشتر در ميان كاركنان ، دادن بازخور بهموقع و درست از عملكرد آنان است. بهعلت بازخورهاي مكرر و بهموقع و درعينحال درستي كه كاركنان از سرپرستان و مديران خود دريافت ميكردند اصلاحات لازم را در نحوه كار و روشهاي توليد خود انجام دادند كه به افزايش توليد و كاهش ضايعات منتج شد. ( همان- 92 )
با برقراري ارتباط ، طرفين بهگونهاي مداوم و مستمر به ارزيابي نظرات ، اشخاص ، مناصب و مراجع اقتدار ميپردازند. بر اساس مطالعه دقيق و سنگين (( روكيچ )) ( Rokeach ) در مورد (( گشودگي فكري )) ( Open – mindedness ) و (( تحجر فكري )) ( Closed – mindedness ) به اين نتيجه ميرسد و آن را اعلام ميدارد كه بهطريقي كه فردي نظري ، شخصي و يا مرجعي را ميپذيرد و يا رد ميكند همه يكسان است و بههم ميرسند. بر اساس اين نظر ، هر انساني داراي يك نظام (( باور- ناباوري )) ( Belief – disbelief system ) ميباشد كه حاصلجمع يا محصول باورها و ناباوريهاي او نسبت به دنياي مادي و اجتماعي خويش است. شخص كاملاً (( جزمگرا )) يا (( متعصب )) ( Dogmatic ) داراي مجموعهاي از باورها و ناباورهاي كاملاً شكلگرفته و بسته است ، او به هيچوجه آنها را تغيير نميدهد و دگرگوني آنها را بسيار ناگوار ميداند. اين مجموعه مركزي از باورهاست كه چارچوب رفتاري او را شكل مي دهد و نه بردباري او را در مقابل باورها و نظرات ديگر پديد ميآورد. ميتوان گفت (( جزمگرايي )) ( Dogmatic ) (( معياري است از چگونگي باور ما نه آنچه ما باور داريم. )) محتواي هر باور تفاوتي نمي كند. بستگي بيش از اندازه و عدم پذيرش هرگونه دگرگوني در آن (( جزمگرايي )) است. ( همان- 99 و 100 )
اشخاص با درجه جزمگرايي بالا نهتنها دشواري چشمگيري در ارزيابي باورها و نگرشهاي مخالف خود را دارند ، بلكه دشواري تحمل و شكيبايي شنيدن يا انديشيدن به آنها براي آنان كاملاً مطرح است. باورها و نگرشهاي مخالف با نظام باور – ناباوري آنها برايشان تهديدآميز بوده و آنان را وادار به عكسالعملهاي شديد و گاه غيرمنطقي ميكند.
مقاومت در مقابل تغيير ، كه از ويژگيهاي بارز افراد (( جزمگرا )) ست شديداً تحت تأثير عقايد و افكار مخالف فرد جزمگرا قرار ميگيرد. هراندازه جزمگرايي از درجه بالايي برخوردار باشد مقاومت او در مقابل عقايد مخالف شديدتر خواهد بود. در اينحالت ، دشواري عمدهاي در جهت برقراري ارتباط با شخص (( جزمگرا )) پديد ميآيد. اصولاً ارتباط با افراد (( جزمگرا )) از سختي بالايي برخوردار است. هراندازه پيام و پيامفرست با نگرشها و باورهاي گيرنده پيام در تعارض باشد مقاومت او بيشتر شده ، فراگرد ارتباطي با او از مسير متعارف خارج و با دشواريهاي متعددي روبهرو ميشود. اين دشواري نهتنها در سطح فردي بروز ميكند بلكه در سطوح گروهي و حتي جمعي نيز كاملاً مطرح است. ( همان- 101 )
در اين قسمت به ويژگيهاي اثربخشي ارتباطات ميانفردي با توجه به هدفهاي عملگرايانه و خشنودي از كنش ارتباطي ميپردازيم. اين ويژگيها به پنج ويژگي عمده قابل تفكيكاند. بايد توجه داشته باشيم هرچند اين پنج ويژگي در وهله اول كيفي بهنظر ميرسند امّا بايد گفت علاوه بر اين ويژگيهاي كيفي كه باعث افزايش اثربخشي ارتباطات ميشوند ، ميبايد ميزان كمّيت آنها نيز ملحوظنظر باشند. همواره وجود اين پنج ويژگي ممكن است به اثربخشي كنش ارتباطي نيانجامد و نبود آنها ممكن است به غيراثربخشبودن كنش ارتباطي ختم نشود ، امّا شكي در آن نيست كه بهطور معنيداري بر اثربخشي تأثير دارند. اين پنج ويژگي عبارتند از : گشودگي (Openness ) ، همدلي ( Empathy ) ، حمايتگري( Suppirtiveness ) ، مثبتگرايي ( Positiveness ) ، و تساوي ( Equality ). ( همان- 113 و 112 )
گشودگي ( Openness )
گشودگي به اين معني نيست كه هر انسان ، طرف ارتباطي ، ميبايد در اولين برخورد و در اولين نشست تمام زواياي ناگشوده و نامفهوم زندگي خود را براي ديگري يا ديگران بگشايد و يا به عبارت ديگر تمام نكات ريز و درشت را در مورد تاريخ زندگي خود به ديگران القا كند. مقصود از گشودگي به سادگي عبارت است از همان اشتياق به از (( خودگشودگي )) ( Self – disclosure ) كه دربرگيرنده اطلاعاتي درمورد خود است كه بهصورت طبيعي هركس مي تواند آن را در بخش پنهان ( Hidden ) پنجره (( جوهري )) ( Joharre window ) خود نگهدارد. ( همان- 114 )
نقد و بررسیها
هنوز بررسیای ثبت نشده است.