پایان نامه بررسي رابطه بين سبك رهبري مديران با نحوه استفاده از مهارت سازماني مديريت زمان در دستگاههاي دولتي
چکیده
از آنجايي كه تاسيس هر سازمان به منظور نيل به اهداف آن سازمان است،مدير هر سازمان جهت رسيدن به اهداف سازماني بايد علاوه بر اعمال دقيق فرآيندهاي پنجگانه تخصصي مديريت كه شامل:برنامه ريزي،سازماندهي،هدايت(رهبري)،نظارت و ارزيابي است ،در زمينه تخصيص بهينه منابع پنجگانه سازماني كه شامل:منابع سرمايه اي،كالبدي،انساني،اطلاعاتي و زماني است نيز از مهارت و توانايي لازم برخوردار باشد.چهار منبع از منابع اخير را مي توان از جهات متعد مورد بررسي قرار داد ولي زمان،اين منبع نامرئي خصوصيتي منحصر به فرد دارد چرا كه محدود است و هر كاري كنيد بر مقدار آن افزوده نمي شود.در این میان لزوم استفاده از فنون مدیریت زمان امری ضروری است که به نظر می رسد با سبک رهبری مدیران ارتباط داشته باشد.
اين پژوهش به منظور بررسي رابطه بين سبك رهبري مديران و ميزان استفاده از مهارت سازماني مديريت زمان در دستگاههاي اجرايي استان كرمان انجام شد
واژه هاي كليدي: سبك رهبري،مدير،مديريت زمان،مهارت سازماني مديريت زمان،كرمان
مقدمه
امروزه متخصصان و دست اندركاران در زمينه مديريت،بحث جديدي را تحت عنوان مديريت اثربخش مطرح مي كنند،بطوريكه در عصر ما كارايي و بهره وري والاترين هدف و ارزشمندترين مقصد همه مديران است.همه در جستجوي كارايي بيشتر و نتيجه بخشي بالاتر و بهره وري فزونتر مي باشند و تلاشهايشان در اين راستا شكل مي گيرد.(الواني 1370)
در اين نگرش جديد متخصصان معتقدند كه يكي از شروط لازم براي اثربخشي مديران اعمال مديريت زمان است.بطوريكه لاكت[1] (1373) كليد خود راهبري و اثربخشي را اعمال مديريت زمان[2] مي داند.او كنترل وقت را براي هر مديري كه بخواهد در كارش به نتيجه اساسي برسد،امري حياتي مي شمرد.همچنين متخصصان ديگري كه به طور اخص در زمينه مديريت زمان مطالعه و پژوهش مي كنند عبارتند از:الك مكنزي[3]،آلن ليكين[4]،ماريون هاي نس [5]و پيتر فراست[6] كه به ترتيب مباني نظري خويش را در كتابهاي”دامهاي زمان”،”چگونه زمان و زندگي خود را كنترل كنيد”،”اصول و فنون مديريت زمان“و “مديريت زمان” ارائه كرده اند.آنها معتقدند كه مهمترين و گرانبها ترين دارايي يك سازمان كاركنان آن هستند و گرانبهاترين دارايي يك انسان نيز زمان بسيار كوتاهي است كه در طول زندگي در اختيار دارد.بنابراين زمان جزء نادرترين منابعي است كه چنانچه بدرستي مورد استفاده قرار گيرد،تغييرات و تحولات به موقع را در تمام اركان سازماني بوجود مي آورد.(معين ،1373)
در اين ميان نبايد نقش مديران سازمانها را به عنوان مهمترين عامل تعيين كننده در نحوه استفاده صحيح از منابع و امكانات موجود جهت دستيابي به اهداف عالي سازمان، ناديده شمارد.
پژوهش حاضر تحت عنوان بررسي رابطه بين سبك رهبري مديران با نحوه استفاده از مهارت سازماني مديريت زمان در دستگاههاي دولتي استان كرماندر پي آن است تا با انجام بررسي هاي لازم،ضمن سنجش سبك رهبري مديران و ميزان استقرار مديريت زمان،رابطه اين دو مفهوم را مورد ارزيابي قرار دهد.اميد است با شناسايي ميزان حاكميت و استقرار مديريت زمان گامهاي موثري در اجراي هر چه بهتر رسالت سازمانهاي دولتي برداشته شود.
بیان مسئله
با عنايت به تحولات چشمگير دانش مديريت،جوامع بشري به طور جدي به دنبال دستيابي به روشها و وسايل مناسب جهت نيل به اهداف خويش مي باشند،در اين راستا صاحب نظران مديريت تلاش فراواني جهت بهبود و تسريع در تحقق اهداف سازماني به عمل آورده و سازوكارهاي متعددي تدارك ديده اند كه يكي از مهمترين آنها طراحي سازماني مناسب و مطلوب جهت انجام امور سازماني مي باشد،تا بتوانند به بهترين شكل ممكن به اهداف تعيين شده دست يابند.
از آنجايي كه تاسيس هر سازمان به منظور نيل به اهداف آن سازمان است،مدير هر سازمان جهت رسيدن به اهداف سازماني بايد علاوه بر اعمال دقيق فرآيندهاي پنجگانه تخصصي مديريت كه شامل:برنامه ريزي،سازماندهي،هدايت(رهبري)،نظارت و ارزيابي است ،در زمينه تخصيص بهينه منابع پنجگانه سازماني كه شامل:منابع سرمايه اي،كالبدي،انساني،اطلاعاتي و زماني است نيز از مهارت و توانايي لازم برخوردار باشد.چهار منبع از منابع اخير را مي توان از جهات متعد مورد بررسي قرار داد ولي زمان،اين منبع نامرئي خصوصيتي منحصر به فرد دارد چرا كه محدود است و هر كاري كنيد بر مقدار آن افزوده نمي شود. (مك كنزي،ترجمه خاكي،1376)
مطالب ذكر شده اين پرسش ها را در ذهن مطرح مي كند كه
- مديران به عنوان اعضاي مؤثر سازمان ها فعاليتهاي اين نظام را چگونه هدايت مي كنند و در رهبري كاركنان از چه شيوه هايي استفاده به عمل مي آورند؟
- آيا بين متغيرهايي مانند هدفگذاري،اولويت بندي اهداف و فعاليتها،برنامه ريزي عملياتي،تفويض اختيار،مديريت ارتباطات و مديريت جلسات با سبك رهبري مديران در سازمان رابطه وجود دارد؟
بين سبك غالب رهبري مديران و ميزان استفاده آنان از مهارت سازماني مديريت زمان چه رابطه اي وجود دارد؟
لذا اميدواراست بتوان با يافتن پاسخ مناسبي براي پرسشهاي ذكر شده و ارائه راهكارهاي مناسب جهت به كارگيري مديريت زمان موجبات رشد،شكوفايي و بالندگي هر چه بيشتر سازمانهاي دولتي را فراهم آورد.
فرضيات تحقيق
فرضيه اصلي
ميان سبك رهبري مدير و ميزان به كارگيري مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
فرضيات فرعي
- بين ميزان وظيفه مدار بودن مدير و ميزان هدفگذاري مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
- بين ميزان وظیفه مدار بودن مدير و نوع اولويت بندي اهداف و فعاليت ها مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
- بين ميزان وظيفه مدار بودن مدير و ميزان برنامه ريزي عملياتي مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
- بين ميزان رابطه مدار بودن مدير و ميزان تفويض اختيار مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
- بين ميزان رابطه مدار بودن مدير و ميزان مديريت ارتباطات مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
بين ميزان وظيفه مدار بودن مدير و ميزان مديريت جلسات مهارت سازماني مديريت زمان رابطه معني داري وجود دارد.
پيشينه تحقيق
مديريت زمان چيست؟
مديريت زمان امروزه تحت عنوان زمان سنجي ، مطالعه كار ، ارزيابي زمان وحركت به كار مي رود وبراي اولين بار توسط «فردريك تيلور» ازسال 1883 ، با برخورد سيستماتيك به كار گرفته شده است.وي در آن سالها يك كار مشخص را به عناصري تقسيم نمود وتك تك اين عناصر را مورد بررسي قرار داد. درهمان زمان «فرانگ گليبرت» نيز تحقيقاتي انجام داد وعناصر اصلي حركت راپايه ريزي نمود كه بعدا به عنوان علم حركت سنجي شهرت يافت . دراوايل قرن بيستم دانش ويژه اي دربخش مهندسي ومديريت صنايع توسعه يافت كه به بالابردن بازدهي يك سازمان وافرادشاغل درآن سازمان توجه داشت وبالاخره درسال 1930 روش ساده نمودن انجام كار ، با حذف حركات زايد واندازه گيري زمان انجام كار به شكل مهندسي روشها توسط «مينارد» پايه ريزي شد. ارزيابي زمان فقط براي تعيين زمان استاندارد به كار مي رود وارزيابي حركت، عمدتا براي بهبود روشهاي كارمورد استفاده قرار مي گيرد. درواقع هردوجزءمكمل يكديگر محسوب شده واصطلاح ارزيابي زمان وحركت با هم تركيب گرديده وبه صورت يك جا براي افزايش بازدهي وبهره وري به كار گرفته مي شوند. ( آتش پور ، 1378)
مديريت زمان ، يعني استفاده بهينه ازمنبع زمان كه يكي ازمنابع محدود ودردسترس هرفرد مي باشد كه برخلاف بسياري ازمنابع ديگر به مقدار مشخص دراختيار وي گذاشته شده وامكان انتقال آن ازفردي به فرد ديگر يا خريد وفروش آن وجود ندارد. ( افجه ، 1376)
پيتر دراكر مشهور ترين مشاورمديريت معتقد است كه دواصل طلايي وجود دارد كه درهمه زمان ها و موقعيت ها معتبر هستند. اين دو اصل عبارتند از :
- اصل تنظيم وقت يا استفاده صحيح ازوقت
- اصل درستكاري .(زالي ،1375)
آلن ليكين ،ترجمه فارسي، 1994) هدفگذاري ، برنامه ريزي ، توجه به نظم وترتيب واولويت بندي امور ، تعيين وقت قبلي وتقريبي براي هركار ، بازنگري امور ورعايت تعادل وتنوع دركارها را به منظور كسب موفقيت درمديريت زمان لازم مي داند.
مهارتهاي سازماني مديريت زمان
1) هدفگذاري
هدف نتيجه مطلوبي است كه رفتار سازماني درجهت آن هدايت مي شود،ومديريت وسيله نيل به هدف است ، پس عنصر هدف درمديريت هرفعاليتي، اهميت دارد ومديريت بدون هدف بي معناست ( علاقه بند، 1375)
2)اولويت بندي اهداف وفعاليت ها
منظور ازاولويت بندي ، تنظيم اهداف وفعاليت ها برحسب اهميت وارجحيتي است كه يك فعاليت در مقابل ساير اهداف وفعاليت ها به منظور دستيابي به اهداف روزانه ، هفتگي وماهانه دارد.( مكنزي،ترجمه خاكي ، 1376) .
3)برنامه ريزي عملياتي
در برنامه ريزي عملياتي اهداف جزئي به صورت برنامه عمليات در مي آيد و طرق رسيدن به اهداف،جزء به جزء بيان مي گردد.برنامه ريزي عملياتي را مي توان پيش بيني عمليات براي نيل به هدف هاي معين، با توجه به امكانات و محدوديتها و خطوط كلي ترسيم شده در برنامه ريزي جامع تعريف كرد.(الواني ،1375)
در اين پژوهش برنامه ريزي عملياتي عبارت است از تهيه و تنظيم فهرست فعاليتهاي انجام شدني و تفكر درباره نحوه انجام آنها در طي زمان در اختيار مدير.به عبارت ديگر زمان بندي فعاليتها بر حسب اولويت و روش انجامشان به منظور استفاده بهينه از وقت.
4)تفويض اختيار
تفويض اختيار در سازمان واگذاري اختيار از مافوق به مادون است.(دسلر گري، مدني، ،1366)
در اين پژوهش منظور،واگذاري انجام فعاليتها به ديگر همكاراني است كه مي توانند آن را انجام دهند و نيازي به انجام آنها توسط مدير نيست
5)مديريت ارتباطات
ارتباط فراگرد ، تفهيم و تفهم يا انتقال معاني ميان اشخاص و گروه هاست.فعاليت و همكاري در محيط سازماني مستلزم روابط انساني توام با اعتماد متقابل ميان مدير و كاركنان است و روابط انساني در پرتو ارتباط پديد مي آيد.(علاقه بند،1378)
در اين پژوهش منظور، مهارت مديريت و كنترل زمان در ارتباط با برقراري هر نوع ارتباط (نوشتاري، گفتاري،شنيداري،تلفن زدن و …) با ديگران اعم از كاركنان، ارباب رجوع،رؤسا و… مي باشد.
6)مديريت جلسات
در سازمانها بنا بر موارد مختلف مديران،تصميم به تشكيل جلسه مي گيرند.به بيان ديگر جلسه براي تبادل نظر و همكاري گروهي از افراد با يكديگر براي انجام يك ماموريت خاص تشكيل مي شود.اين ماموريت مي تواند براي اخذ يك تصميم،حل يك مشكل،تعيين خط مشي يا هر يك از هزاران مسئله ديگري باشد كه سازمان هاي عمومي و خصوصي در اجراي فعاليت هاي خود با آن روبرو هستند.(كاظمي ،1373)
مديريت جلسات در اين پژوهش شامل مهارتهايي ازقبيل برنامه ريزي جلسات،دستور تهيه جلسه،جلب مشاركت همه اعضا در بحث هاي جلسه،تعيين زمان آغاز و پايان جلسه و ملزم بودن به آن،تقسيم بندي زمان جلسه براي پرداختن به كليه موضوعات موجود در دستور جلسه و شركت در جلسات صرفا ضروري مي باشد.
رهبري
در رشته علمی رفتار سازمانی واژه «رهبری» از جمله واژگانی است که درباره تعریف آن توافق نظر چندان زیادی وجود ندارد. به گفته یک کارشناس:«تعریف هایی که از رهبری شده است، از نظر تعداد، معادل یا برابر تعداد کسانی است که درصد ارائه تعریفی از آن برآمده اند»(رابينز،ترجمه اعرابي و پارسائيان،1381 : 639 )
رهبري جزء جدايي ناپذير مديريت است و نقش اساسي را در عمليات مدير ايفا مي كند.اگر فقط يك عامل وجود داشته باشد كه وجوه افتراق بين سازمانهاي موفق و ناموفق را معلوم مي كند،بدون شك آن عامل رهبري پويا و موثر است.«پيتر دراكر» اشاره مي كند كه مديران (يعني رهبران سازمانها) منبع اصلي و نادر هر موسسه اي به شمار مي روند.تمامي وظايفي كه مدير انجام مي دهد به اين منظور است كه منابع مادي وانساني را براي رسيدن به هدفهاي سازمان تلفيق كند. اگر اين نقش انجام نشود،در واقع كاري صورت نمي گيرد. (ايران نژاد پاريزي وساسان گهر ،1380: 419)
[1] Locket
[2] Time Managment
[3] Mackenzie
[4] Lakein
[5] Haynes
[6] Frost
نقد و بررسیها
هنوز بررسیای ثبت نشده است.