پایان نامه سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه بدون كاغذ (پيك)
مقدمه
از حدود هزار و هشتصد سال پيش که کاغذ در چين اختراع شد نامه نيز رشد و تحول يافت از الواح سنگي و گلي با خطوطي مثل ميخي به شکل تقريبي امروزه آن، ولي در واقع تولد نامه را ميتوان تقريبا با تاريخ بشريت يکي دانست. از زماني که بشر هنوز زبان تکوين شده نداشت و براي انتقال منظور خود به هم نوع خود از نقاشي روي ديوار غارها و سنگها استفاده ميکرد. در فرهنگ لغات نامه، نوشته معنا شده است. پس در واقع به راحتي ميتوان گفت که نقاشههاي روي ديوار غارها نيز نوعي نامه بوده است. با گذشت زمان و پيشرفت تکنولوژي شکل و جنس نامهها، طريقه ي نوشتن نامهها، کاربرد نامهها و طريقه ي انتقال نامهها دستخوش تغيرات و تحولات اساسي و بنيادين گرديد. از ميخ و گل خشک شده به پر و کاغذ و e-mail ! و با پيدايش تلفن و تلگراف و اينترنت روشهاي سريع تري براي پيغام فرستادن و دريافت پيغام اختراع شده است و پيشرفت وسايل ارتباطي به مقدار زياد در ميزان استفاده از نامههاي کاغذي تاثير داشته است و به رغم عصر كنوني اينترنت، شبكه اطلاعاتي جهاني و همه ابزار ديجيتال، هرگز نياز به ارتباط نوشتاري عالي تا بدين حد زياد نبوده است، هنوزنامه نگاري با کاغذ و قلم منقرض نشده است! و حتي در بسياري از مناسبات و کارها نامههاي کاغذي هنوز بدون رغيب مينمايند.
هيچ گاه مهارت مؤثر نوشتاري در امور تجاري، آموزشي يا دولتي تا بدين پايه مورد تقاضا قرار نداشته است. روند به سوي كوچك كردن شركتها، جذب منابع از بيرون، منطقي ساختن امور و، به ويژه در اين روزها، خود اشتغالي بدان معناست كه افرادي كه هرگز خود را در كار نوشتن خبره نميدانشتند اكنون بايد اين وظيفه را نيزهمراه با ديگر مسئوليتهاي مقابل خويش به عهده بگيرند.
نامه نگاري در ايران
تاريخچه نامه نگاري در ايران
سابقه نامه نگاري در ايران به دوره ي هخامنشيان بر ميگردد، در آن زمان واژهها را با خط ميخي بر روي پوست دباغي شدهي جانوران مينوشتند. سپس آن پوست را به دست چاپار يا پيک ميدادند تا به مقصد برساند. در زمان ساسانيان بين راههاي شهرها در فواصل معين ايستگاههايي به نام چاپارخانه ساختندکه در هر يک از آنها يک يا چند مرد سوارکار به سر ميبردند.
در زمان صدارت امير کبير با اقدامات اصلاحي که انجام ميداد در فکر ايجاد امکاناتي نيز براي انتظام و گسترش امور ارتباطات دولتي نمود و شخصي به نام شفيع خان چاپارچي باشي را مجبور کرد تشکيلات چاپار دولتي را منظم کند و در اواخر سال 1266 هجري قمري دستور داد که چاپارخانههاي جديد در تمام ايالات ساخته شود.
در سال 1268 هجري قمري براي ارسال نامه نرخي تعيين گشت که تا بيست سال بعد نيز پابرجا ماند.
بعد از مدتي کتابچهاي نيز تهيه و بين ايالات توزيع شد که در آن صورت چاپارخانهها و مسافت هر کدام قيد شده بود لذا با گرفتن التزام از شفيع خان در اندک زماني ارسال مراسلات و مکاتبات خصوصي مردم بين مرکز و شهرهاي مهم شکل گرفته و مرتب شد و مامورينملزم به اجراي دقيق و صحيح برنامه شدند که آن را بايد از نفوذ عجيب اميرکبير در مردم و مديريت صحيح وي دانست. از 1800 سال پيش که کاغذ توسط چينيها ساخته شد، نامه نويسي روي کاغذ و کتاب نويسي پديد آمد و امر نامه نويسي خيلي آسان تر شد.
سالها گذشت و مكاتبات اداري دستخوش تغييرات گوناگون گرديد و روز به روز تحولي نوين در جهت سهولت مكاتبات در جوامع بشري رخ داد واين تلاشها در راستاي دسترسي آسان انسانها به اطلاعات بود كه در قرن حاضر ثمره آن به نتيجه رسيد و يكي از بزرگترين فنون علمي جهان به نام سيستم اتوماسيون اداري اختراع گرديد.
اين سيستم از قابليتهاي بسيار بالايي برخوردار است و ميتواند نيازهاي روزمره ذينفعان را به نحو مناسبي انجام دهد.
بدين منظور براساس مطالعات و پژوهشهاي مختلف و جمع آوري اطلاعات مستند از منابع مختلف برآن شديم تا با انتشار اين مطالب كه حاوي اطلاعات سودمندي درباره اتوماسيون اداري است بتوانيم دريچهاي هر چند كوچك برروي دانش پژوهان محترم بگشائيم.
اتوماسيون اداري چيست؟
اتوماسيون اداري بصورت خلاصه و مختصر تسريع در پاسخگويي و کاهش مکاتبات ميباشد.
بيش از يک دهه است که در کشور تحليلگران و طراحان سيستمهاي اداري سعي کردهاند گردش مکاتبات اداري را در سازمانهاي خود مکانيزه کنند. با توجه به انگيزه مديريت عالي و امکانات هر سازمان اين تلاشها از کمترين سطح تا بالاترين سطح را هدف قرار داده است. ر اين مدت هزاران نرم افزار توسط سازمانها تهيه يا به صورت آماده خريداري شده و ميلياردها تومان بودجه صرف اين کار شده است اما امروز تعداد سازمانهايي که موفق به اتوماسيون کامل مکاتبات اداري شدهاند از انگشتان دست تجاوز نمي کند، علت چيست؟ در خصوص اين سوال دلايل زيادي بيان شده است. ناقص بودن نرم افزار، خرابي شبکه، کمبود امکانات سخت افزاري و. ..، اما مطالعات گوياي اين واقعيت است که موارد اشاره شده شرايط لازم براي مکانيزه کردن مکاتبات اداري هستند اما شرايط کافي نيستند. مديريت پياده سازي اتوماسيون از عوامل بسيار مهمي است که در سرنوشت هر پروژه تاثير اساسي دارد و اين عاملي است که به طور معمول مورد غفلت قرار ميگيرد. در اين مقاله سعي شده است موضوع پياده سازي و عواملي که بايد به هنگام پياده سازي در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گيرد. در اولويت باشند.
امروزه پيشرفت فناوري و حرکت دنياي عظيم رايانه با سرعت غيرقابل تصور آن از يک سو و توقعات و نيازهاي روزافزون مشتريان و ارباب رجوع در محيطهاي اداري از سوي ديگر، سازمانها را مجبور به استفاده از روشهاي سريع تر و ساده تري براي انجام عمليات روزمره کرده است. اين امر در کشور ما نمود خود را در مکاتبات داخل سازمان و مکاتبات بين سازماني بيشتر نشان ميدهد. هر چند در حالت ايده آل ميتوان اميدوار به مکانيزه کردن فرآيندهاي انجام امور در داخل سازمانها و بين سازمانهاي کشور بود اين امر نيازمند رسيدن به حدي از بلوغ در هر زمينه ميباشد.
اگر بخواهيم دلايل مکانيزه کردن مکاتبات اداري در سازمانها را به طور کامل شرح دهيم، مطالب و موارد قابل ارايه مقالات متعددي را ميطلبد که خارج از بحث و موضوع مورد نظر است. اما در اينجا فهرست وار به اهم اين دلايل اشاره ميکنيم.
برخي از مشکلاتي که در يک سيستم دستي و گردش کاغذي سازمان ميتوان به آن اشاره کرد، به شرح زير است:
– نگهداري و انجام سيستم دستي نيازمند نيروي انساني زيادي است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نيروي انساني زياد مستلزم سيستمي ديگر و نيروي انساني ديگر است.
– مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جايي نامهها بين واحدهاي مختلف تا رسيدن به دست کارشناس ذي ربط و برعکس، تهيه پيش نويس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چيني، انجام اصلاحات توسط مديران در هر مرحله و در نهايت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلي زمان بر و مستلزم ثبت چندباره يک نامه در قسمتهاي مختلف و در نتيجه بکارگيري نيروي انساني زياد براي حفظ کارآيي آن است.
– امکان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامهها و پروندهها وجود دارد؛ به ويژه در زمان جابه جاييهاي سازماني و زمان تغييرات ساختاري يا تغيير محل يک واحد يا سازمان از مکاني به مکان ديگر.
– استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي و جوي.
– احتمال از بين رفتن اسناد در حوادث غيرمترقبه از قبيل آتش سوزي، زلزله و. …
– اختصاص فضاي زيادي براي نگهداري لاشه فيزيکي مکاتبات و پرونده ها.
– طولاني شدن فرآيند جست و جوي نامه در خيل عظيمي از بايگانيها (وقت و نيروي انساني).
– هزينه زياد خريد کاغذ، انواع دستگاه تکثير و نگهداري آنها.
– هزينه نيروي انساني براي نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارک موجود.
– امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداري و احتمال اندک کشف آنها
– عدم امکان برنامه ريزي بر مبناي حجم و ميزان فعاليت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.
– عدم امکان گزارش گيري از فعاليتهاي زير مجموعه به صورت سيستمي و نيز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارشهاي واحدهاي مختلف در مورد انجام فعاليت ها.
در مقابل مزايايي که براي مکانيزه کردن مکاتبات اداري ذکر ميشود عبارتاند از:
– امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مديران و حتي کارشناسان.
نقد و بررسیها
هنوز بررسیای ثبت نشده است.